大学や公共図書館で定期的に行われる、蔵書点検や物品の棚卸作業。行方不明の図書がないか、物品が適切に管理されているかを点検する大切な作業ですが、蔵書点検の実施期間中は図書の貸し出しができないため、図書館を閉館することが多いようです。

また、年に数回の作業であるため、通常業務の延長線上でOJTがしづらい点が特徴です。通常業務ではなかなか経験を積むことができないため、その都度Off-JTによる教育研修が必要となります。また、不慣れな作業による単純な入力ミスやチェック漏れなどの問題も発生しやすく、注意が必要です。

それらのミスを防止するには、人的ミスが発生しやすい場所を特定し改善することが有効です。過去のミス事例から、ミスが発生しやすい場所に注意書きをして、注意喚起を行うなども有効です。図書や物品のチェックが完了した箇所には付箋などをつけておくと、未チェック箇所を絞り込みしやすくなり効率がアップします。

面倒な棚卸作業を効率的に実施するためには、棚卸のアウトソーシングサービスを利用するのが有効です。教育・訓練された専門性の高いスタッフが棚卸を行うことで精度の高い棚卸が可能となり、閉館期間を設けて実施する必要もないため、利用者の利便性が損なわれることがありません。